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浅谈基层档案管理中信息技术的运用

[日期:2017-09-19]   来源:渠县光荣院   作者:陈 东   阅读:623次[字体: ]

              一直以来,各级党委政府高度重视档案管理工作,加强对档案工作的组织领导,加大对档案事业的投入,档案管理工作已经日渐规范化、信息化。但在部分基层单位也还存在着传统的档案管理重在保存纸质文件,对档案信息化管理与应用没有给予足够的重视,导致部分档案资料保存不全,管理混乱,难于查询,不能更好地为事业发展服务。因此,加快信息化技术在档案管理中的应用,是当前破解档案管理“乱象”的有力措施。,

一、传统档案管理存在的问题与不足

传统的档案管理,侧重于重要纸质文件的保存。文件的保存过程中,需要耗费大量的人力与物力资源。例如,档案文件的存放空间,档案的归档与编排顺序,档案的调取查询都是如此。纸质文件在保存过程中,还容易出现一些问题。例如,文件受自然环境影响,容易产生氧化与损毁。许多档案文件已经多年不用,但却不能及时判断,是否需要继续保存,受到保存期限的限制,仍然需要继续保存。还有就是负责档案管理的工作人员,由于没有受过档案管理专业学习与培训,加之一般年龄偏大,对工作缺乏责任心,不掌握档案管理专业技能,档案文件丢失现象也屡见不鲜。这些给个人和单位都造成了巨大的损失。所以,传统的档案管理,主要存在着人力、物力资源消耗大,档案文件调取时间长、流程多,档案保管安全性保障不强等问题。

二、档案管理现状

在信息技术高速发展的今天,信息化技术走入了各个工作岗位,档案管理也是如此。利用信息化技术,使得档案管理的工作效率提升,利用计算机的储存功能,将大量的信息有序存储在计算机中,节省了大量的人力物力资源。利用信息化技术,档案管理工作人员可以相互学习、交流经验,对提升岗位专业技能起到了促进作用。档案工作在信息化技术的发展下,获得了可喜的成绩。但在发展中也难免遇到了一些问题。例如,当前的档案信息化管理,只是在初步发展阶段。一些基层单位负责人重视程度不高,信息录入不齐全,存在漏录、错录现象,查询工作就会很麻烦。

三、信息化技术在档案管理中的具体应用

(一)便捷的信息查询与分类功能

在档案管理中有效使用信息技术,可以让档案信息的查询工作变得方便快捷。例如,在单位的人事档案管理中,职称评定、干部选拔行为都需要对参加评定和选拔的人员进行相关信息的统计。候选人每年的工作评级、近年来是否获得嘉奖等等,多应该考虑在内。对于职称评定工作,要考量信息可能更为具体。例如工作年限、每年的工作量、学习成果等等具体要求。而这些信息,以往都是需要逐个文件核对的。有了信息化技术,可以利用查询功能,调出相关项目的具体信息,让信息的获取非常方便。

(二)信息的保存更加安全,可备份保存

档案资料的保存过程中,最容易出现问题的是,资料的丢失与损毁。而使用信息化技术,让资料的保存多了一道防护屏障。把一些具体的信息,不仅仅以文件的形式存储,还以电子信息的形式存储在计算机当中。而信息技术的发展,让存储的空间变得巨大,小小的计算机可以存储大量的信息。所以档案信息通过信息技术得到了二次保存。又由于存储空间大,一些重要的档案信息还可以通过移动硬盘等设备进行再次备份,防止丢失。这样就让档案资料信息的存储更为安全了。

(三)信息化平台发展,促进多方面合作

信息化技术不断发展,可以打造信息化平台。利用信息化平台为档案管理服务。例如同一个单位,可以打造信息化平台为多个部门合作。人事管理部门、财务部门、工程部门等,可以通过一个信息平台在权限允许下,调取相关的工作人员的信息,还可以相互协调配合工作。另外,多个部门之间,也可以进行合作,高效率为群众服务。信息化平台的档案管理合作,还需要不断的探索与发展。

(四)信息化技术在档案管理其它方面的应用

数据库技术的运用早期文件系统也可以实现电子文档的存储工作,但是因为早期文件系统在数据信息冗余、数据共享以及信息检索方面都存在一些弊端,从而未能得到推广采用。随着信息技术的不断发展,为了进一步提高电子文档的管理工作数据库逐渐被应用在档案管理工作中。数据库技术的应用可以很容易的完成数据信息的冗余消除、信息检索、存储以及信息共享工作。互联网技术不仅能实现数据档案的传输、接收、收集,还能真正实现网上信息资源数据的共享,从而大大提高了档案管理工作质量,节省了人力、财力。

档案管理工作融合信息化技术,已经取得了一定的成绩,起到了节约资源、方便查询,存储安全、减少资料调取环节等多个方面的作用。但档案管理工作在未来,还可以与信息技术共同在信息平台、部门协作、档案信息管理系统开发等若干个方向合理发展,探索建立更加安全高效、方便快捷的档案管理工作体制机制。

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